ARMONAKAS — Portal Internal Resmi CV. Artha Gemilang Engineering

Standar Operasional Prosedur (SOP) Keuangan & Dinas Luar Kota

Panduan wajib bagi Direktur, Kepala Divisi (Sipil, Plano, Administrasi), dan seluruh Staf

TAHAP 1 • PENGAJUAN

Input Pengajuan Luar Kota

Staf/Kadiv membuka menu Pengajuan Luar Kota di lapor.armonakas.com, mengisi tujuan, agenda proyek, personel berangkat, request mobil/driver, serta rincian estimasi biaya atau upload PDF.

TAHAP 2 • VERIFIKASI ACC

ACC & Pencairan Dana Awal

Pejabat ACC (Kadiv Administrasi / Direktur) memeriksa pengajuan, menetapkan mobil operasional & driver, lalu klik ACC & Cairkan. Sistem otomatis mencatat Uang Keluar (Dinas Luar Kota) di Buku Kas.

TAHAP 3 • KONDISI DI LAPANGAN

Jika Uang Saku Kurang di Jalan

Tersedia 2 mekanisme resmi: (A) Transfer Tambahan Uang Saku (Top-Up) oleh Admin saat staf masih di luar kota, atau (B) Staf Memakai Uang Pribadi Dulu dan diganti setelah lapor LPJ di kantor.

TAHAP 4 • LAPOR LPJ (MAKS H+2)

Lapor Realisasi & Sisa/Kurang

Maksimal 2 hari (H+2) setelah kepulangan, staf wajib menginput realisasi & nota PDF di menu Lapor Sisa Uang. Sisa uang otomatis masuk kembali ke Buku Kas.

SKENARIO 1 • TOP-UP SAAT DINAS Tombol: ➕ Transfer Tambahan Uang Saku

Staf Minta Tambahan Uang Saku & Ditransfer Admin Saat Masih di Luar Kota

Contoh Kasus: Pengajuan awal Rp 5.000.000 (3 hari). Pada hari ke-2 uang saku habis, staf meminta tambahan Rp 1.000.000 dan ditransfer oleh Admin.
Langkah di Sistem: Admin klik tombol ➕ Transfer Tambahan Uang Saku pada kartu agenda dinas, isi Rp 1.000.000 dan nama pentransfer.
Dampak Buku Kas & LPJ: Buku Kas langsung mencatat pengeluaran ➕ Tambahan Uang Saku (-Rp 1.000.000), dan Total Uang Saku staf naik menjadi Rp 6.000.000. Saat pulang dan realisasi habis Rp 5.500.000, sistem otomatis menghitung Sisa Kembali +Rp 500.000.

SKENARIO 2 • TALANGAN PRIBADI STAF Tombol: 💸 Konfirmasi Sudah Diganti

Staf Memakai Uang Pribadi Dulu di Lapangan & Diganti Setelah Lapor LPJ di Kantor

Contoh Kasus: Uang saku cair Rp 5.000.000, namun di lapangan habis Rp 5.500.000 (staf menalangi Rp 500.000 dengan uang pribadi dulu).
Langkah Saat Lapor LPJ: Staf menginput realisasi Rp 5.500.000 dan memilih status ⏳ Staf Pakai Uang Pribadi Dulu (Menunggu Diganti Kantor).
Konfirmasi Admin: Kartu LPJ menampilkan status ⏳ Kekurangan -Rp 500.000 (Belum Diganti) tanpa memotong Buku Kas dulu. Setelah Admin mentransfer penggantian ke staf, Admin klik 💸 Konfirmasi Sudah Diganti sehingga status menjadi ✅ Lunas Diganti dan barulah tercatat sebagai pengeluaran Kekurangan Luar Kota (-Rp 500.000) di Buku Kas.

CV. Artha Gemilang Engineering

Pusat Kendali Operasional, Buku Kas & Dinas Luar Kota